Het zoeken van een locatie voor onze bruiloft, deel 2

Een tijdje geleden heb ik al eens een artikel geschreven over de zoektocht naar een locatie voor onze bruiloft. Vandaag vertel ik jullie daar graag weer meer over.
Ditmaal lezen jullie over onze voorbereidingen op de offertegesprekken!

Na de eerste kennismaking met de verschillende locaties hadden we veel om op een rijtje te zetten. Om alles zo eerlijk mogelijk te kunnen vergelijken, moesten wij gaan bepalen hoe we onze dag ongeveer voor ons zien.
We besloten globaal 2 planningen te maken. 1 voor als we alles op dezelfde locatie doen (trouwen, diner en feest). En 1 als we er voor kiezen om op een andere locatie te trouwen, dan waar we dineren en feesten.
Ook kozen we het aantal uren dat het feest gaat duren, bepaalden we het moment dat we de bruidstaart aan gaan snijden, besloten we hoe we het diner in wilden vullen, maakten we gastenlijsten en berekenden we nog een keer ons budget.

Daarna bepaalden we hoe we wilden dat de feestavond eruit zou komen te zien; wat voor soort gebak en drankje bij binnenkomst?, alleen binnenlands gedestilleerde drankjes of ook buitenlandse?, hoeveel hapjes per persoon?, welke tafelgarnituur? en een late night snack of niet?
We zijn best lang bezig geweest om een goed antwoord te bepalen op al deze vragen. Toch raad ik het ieder aanstaand bruidspaar aan! Hoe kan je anders uit, in ons geval, 5 potentiële locaties een goede keuze maken?

Voor iedere afspraak besloten we wat vragen op papier te zetten en uiteraard de lijsten met onze wensen mee te nemen. Aangezien er in de ene brochure meer informatie staat dan in de andere, heb je ook voor de ene locatie meer vragen dan voor de andere. We probeerden wel overal de zelfde informatie te achterhalen, zodat we er verzekerd van waren dat we een zo eerlijk mogelijke keuze konden maken.

Voorbeelden van vragen die we hadden zijn:
– Worden er snij kosten voor de bruidstaart berekend?
Dit klinkt misschien gek, maar toch zijn er heel veel locaties die dit doen! Als reden geven ze dat je hun servies gebruikt en dat om dit vervolgens weer schoon te krijgen de vaatwasser moet draaien en die stroom en water verbruikt.

– Wanneer moet de keuze van het diner doorgegeven worden?
Hier denkt iedere locatie anders over. Vandaar dat wij dat graag van te voren wilden weten.
Bij sommige locaties bepaald het bruidspaar het voor- hoofd- en nagerecht en hebben de gasten niets te kiezen, maar eten zij wat de pot schaft.
Bij andere locaties kiest het bruidspaar 2 á 3 opties per gang en maken de gasten daar uiteindelijk hun keuze uit tijdens het diner.
En er zijn locaties die de gasten gewoon van de vaste menukaart laten kiezen tijdens het diner.
Aangezien een aantal van onze gasten van het kaliber “wat de boer niet kent dat vreet ie niet” zijn, is de eerste optie in ons geval niet zo handig…. :p

– Is er een ruimte aanwezig voor kinderen met spelletjes, speeltoestellen etc.?
Aangezien wij ongeveer 13 kinderen tot 12 jaar verwachten, is het wel handig dat er wat vermaak voor hen is en zij dus niet met de spreekwoordelijke ziel onder de armen lopen! 😉

– Mogelijkheden qua aankleding.
Sommige locaties hebben zelf veel mogelijkheden voor de aankleding. Zoals bijvoorbeeld een loper, bloemen, ballonnen of stoel- en tafel hoezen. Ook zijn er veel locaties die connecties hebben met bedrijven die dit kunnen regelen. Vaak is dit dan tegen een gereduceerd tarief. Ook zijn er locaties waarbij je het zelf moet regelen. Dan heb je de keuze of je het zelf (bruidspaar, ceremoniemeester of familie) gaat versieren of dat je het aan het bedrijf over laat. Hier zit dan uiteraard een ander prijskaartje aan.

– Is er een rookruimte?
Aangezien de bruidegom in spe zelf rookt, is dat ook héél belangrijk! :p

– Wat zijn de betaalvoorwaarden?
Het lijkt misschien een bijzondere vraag, maar wel een erg nuttige vraag om te stellen. Één van de locaties die we bezochten verwachte namelijk dat er een stuk vooraf werd aanbetaald (wat logisch is, ze moeten natuurlijk genoeg inkopen doen. En een leeg bierfust zonder nieuwe op voorraad is ook zo’n domper…) en het restbedrag moest de avond zelf met de pin betaald worden. Nu is dit best te doen, maar het voelde voor ons als een erg zakelijke afronding van een feestelijke dag en avond. Ook levert dit vooraf wat regelwerk op (verhogen paslimiet, bankpas niet vergeten etc). Je hebt wel wat anders aan je hoofd!
Maar gelukkig is de meest gangbare betaalvoorwaarde dat je een stuk aanbetaald vooraf en het restant 1 á 2 weken na het feest naar ze mag overmaken :).

– Komen er nog inflatiekosten over de afgesproken bedragen?
Aangezien onze bruiloft pas in 2017 plaats gaat vinden en het normaal is dat kosten jaarlijks iets omhoog gaan, vonden wij dit een belangrijke vraag! Uiteraard zijn het geen bergen en gaat de prijs van een drankje misschien een paar cent omhoog. Maar als je je bedenkt hoeveel er door 100 gasten gedronken wordt op een avond, kan dit toch snel oplopen tot een hoog bedrag, waar je van te voren misschien geen rekening mee hebt gehouden!
Gelukkig was het antwoord van de meeste locaties dat de nu afgesproken prijs, ook de prijs is tijdens onze bruiloft. Alleen bij een eventuele verhoging van de BTW, zou de prijs wel veranderen. Maar hier kunnen de locaties dan ook niets aan doen, omdat dit een beslissing is vanuit de overheid.

Gewapend met deze vragen en onze wensen gingen we eind april en begin mei vol goede moed op bezoek bij onze 5 opties.

Ben je benieuwd hoe de offerte gesprekken verliepen en of we uiteindelijk een keus hebben kunnen maken? Houdt mijn website dan in de gaten voor “het zoeken van een locatie voor onze bruiloft, deel 3”!

Reacties

Reacties